Suite à une vente ou à une prestation de service qui n’a pas encore été payée, l’entreprise envoie la facture à son client. Des fois, il arrive que ce dernier ne donne aucune réponse et le règlement ne se fait pas. Cela peut dans la majorité des cas causer des problèmes au niveau de la trésorerie. Ainsi, dès que l’un de vos consommateurs ne règle pas ce qu’il vous doit, pensez au recouvrement. En fonction de la situation, vous pouvez essayer de résoudre l’affaire à l’amiable. Le but consiste à inciter le débiteur à vous payer, par un e-mail de relance par exemple. Si après cette tentative, il ne vous accorde pas son attention, engagez une procédure judiciaire.
La préparation du dossier
Pour récupérer les sommes des factures impayées, il s’impose avant tout de préparer le dossier. Assemblez tous les documents qui prouvent la créance. Cela inclut :
- Les bons de commande que le client vous a envoyés après les achats ;
- Pour une prestation de services, vous devez disposer des contrats avec deux signatures (la vôtre et celle de votre client) ;
- Les captures des échanges effectués par e-mails ou par messages entre vous et le client en question ;
- Les factures que vous avez envoyées après que le client ait reçu le produit/service ;
- Les relevés bancaires pour témoigner que vous n’avez pas encore obtenu l’argent de la part de votre client.
Sans ces dossiers, vous rencontrerez des difficultés à démontrer que vous devez vraiment une quelconque somme ou que vous aviez fourni des services à ce client.
Toutefois, recourir à l’aide d’un expert en recouvrement vous évite de devoir passer par de longues démarches afin de récupérer vos factures impayées. C’est d’ailleurs la spécialité de recovry.
L’envoi des premières relances
Sans l’accompagnement d’un spécialiste, en connaissant les règles en vigueur, envoyez par vous-même les premières relances à vos consommateurs. Commencez par un appel téléphonique ou un message par courrier électronique. Lors des échanges par e-mail, mettez en copie plusieurs personnes (les responsables, les comptables, etc). Ainsi, vous prouverez dès le début à vos cadres que vous essayez de résoudre le problème à l’amiable.
Mais comment récupérer les adresses des clients ? Il existe plusieurs techniques pour y arriver. Rien que sur les réseaux sociaux comme Facebook et LinkedIn, vous accédez à des informations confidentielles sur vos consommateurs.
Si après quelques jours, vous ne voyez aucune suite de la part de vos clients, envoyez une lettre de relance. Elle renferme les coordonnées de la facture ainsi que l’argent à payer. Prenez le temps d’attendre une semaine, et si rien ne se passe, procédez à la prochaine étape.
L’envoi d’une lettre de mise en demeure
Dans le cas où les lettres de relance ne vous permettent pas d’inciter le client à vous répondre, ne négligez pas la lettre de mise en demeure. Il ne s’agit pas encore d’une procédure judiciaire. Vous allez simplement lui rappeler les anciennes relances déjà effectuées, la somme demandée, le délai de paiement ainsi que les dommages-intérêts que vous pouvez réclamer si une action judiciaire se poursuit. Pour vous faciliter la tâche, inspirez-vous d’un modèle à télécharger sur Internet.
Malgré cette dernière tentative, si vous n’obteniez aucune suite de la part de votre consommateur, passer par une procédure judiciaire s’impose. Vous allez ainsi demander à un juge d’intervenir.
L’écriture d’une injonction de payer
Entamer une procédure judiciaire reste la dernière solution. Vous devez donc rédiger une requête en injonction de payer. C’est un document où vous expliquez la nature de la créance et la somme due avec les pièces justificatives. Vous l’adressez au greffe du tribunal de commerce. Sur Internet, vous accédez déjà à plusieurs plateformes pour vous aider à écrire cette lettre en un rien de temps.
Le juge, dès qu’il reçoit votre demande, prend une décision. Il tient en compte de tous les éléments que vous envoyez comme preuves. Sachez que cette fois, vous ne recevez aucune convocation à l’audience, vous n’avez même pas besoin d’un avocat. Si votre requête se justifie, le juge vous procure une autorisation avec une ordonnance d’injonction de payer.
Cependant, cette procédure concerne uniquement un recouvrement de créances classique. Elle n’est valable que pour les sommes de moins de 4 000 euros. Si vous devez des sommes supérieures, un huissier se charge de vous accompagner.
En quoi consiste l’aide d’un huissier ?
Une fois que vous obteniez l’ordonnance d’injonction de payer, vous envoyez une copie à votre client. Vous pouvez vous en occuper vous-même ou bien faire appel à un huissier. À la réception de votre dossier, le client a un délai de 1 mois pour vous payer. Si ce délai passe et qu’il ne vous règle pas la somme due, vous allez apposer sur l’ordonnance une mention « exécutoire ». Cette dernière vous autorise à réaliser une saisie à l’encontre de votre consommateur, et cela, avec l’intervention d’un huissier.
Le suivi de ces démarches est fiable même si vous proposez déjà un paiement en ligne à vos consommateurs. D’ailleurs, depuis quelques années, le paiement sans contact connaît de l’essor auprès des entreprises commerciales.
