De manière générale, certaines fonctions au sein d’une entreprise requièrent le traitement d’une grande quantité de documents quotidiennement.
Entre les nombreuses factures, les courriers, les fiches de paie, les contrats ou encore les notes de frais, parmi tant d’autres, il peut être assez compliqué pour les acteurs concernés de s’y retrouver. Qu’ils soient sous format papier ou numérique, tous ces documents doivent être traités, transmis aux bonnes personnes, stockés et archivés. Lorsqu’un papier en particulier est égaré, c’est presque le drame. Un temps considérable est perdu pour le retrouver, mais aussi pour le recréer quand il est introuvable. Vous l’aurez compris, ce n’est pas très productif pour le “vrai” travail qui doit être effectué.
À cet effet, un système de traitement des documents est la solution la plus appropriée.
C’est notamment le cas de la GED ou la gestion électronique des documents. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages de la GED ? Vous saurez tout dans cet article.
Faisons le point sur la gestion électronique des documents ou GED
La GED se présente sous la forme d’un système informatisé qui facilite la gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise.
Cela fonctionne en se basant sur un processus collaboratif qui se charge de simplement gérer les documents, de les hiérarchiser, de les stocker, de les diffuser ainsi que de les archiver. Par ailleurs, la GED peut aussi comprendre les outils requis pour parfaitement gérer les documents. De même, il est possible de stocker tous les types de documents sur ce genre de logiciel. À titre d’exemple, il peut s’agir :
- De documents papier ;
- D’e-mails ;
- De fichiers Word ;
- De fichiers Excel ;
- De fichiers PowerPoint ;
- De PDF ;
- Ou encore d’images, entre autres.
Le logiciel de gestion électronique des documents va alors rendre le quotidien des collaborateurs d’une société plus simple parce qu’ils pourront retrouver les documents dont ils ont besoin rapidement. Le partage peut même se faire avec d’autres membres en interne à n’importe quel moment et depuis différents appareils (ordinateur, tablette ou smartphone).
En somme, c’est l’outil idéal pour les entreprises qui veulent aller vers une transformation digitale.
Quel est l’intérêt pour une entreprise d’opter pour ce type de logiciel ?
“Avoir recours à un logiciel de GED facilite l’organisation et la gestion des documents.”
À cela, il faut également ajouter d’autres avantages non-négligeables comme notamment :
- La centralisation de l’information : Tous les papiers sont sur un espace unique et centralisé. C’est l’idéal pour les ressources humaines par exemple.
- Le gain de temps : La GED fonctionne avec un système d’indexation et d’un moteur de recherche qui permettent de retrouver un fichier rapidement.
- L’efficacité : Tous les collaborateurs au sein d’une entreprise gagneront en efficacité quand ils auront un document à trouver pour accomplir une tâche précise.
- La productivité : Ce point va de pair avec l’efficacité, car on ne perd plus de temps à chercher des papiers ou à recréer des fichiers.
- La facilité : D’une part, ce n’est pas compliqué à utiliser et d’autre part, l’accès aux documents est facile.
- Une meilleure collaboration : Comme tous les employés ont accès aux documents, cela permet d’avoir plus de collaboration, notamment pour les personnes qui travaillent à distance.
- Moins d’erreurs : Avec la GED, il est possible d’apporter les modifications nécessaires à un contenu pour permettre d’avoir une version mise à jour.
- La sécurité : Le système est entièrement sécurisé et protège des cyberattaques, des pannes ou d’autres risques.
- Un coût limité : Lorsqu’un système de GED est utilisé, une entreprise réduit considérablement le coût d’impression des documents papier, mais aussi ses déchets.
