La gestion des relations humaines dans une entreprise surtout quand celle-ci commence à s’agrandir constitue un vrai parcours du combattant. Les tâches chronophages n’en finissent plus et sans l’aide d’un logiciel SIRH, les journées sont difficiles et stressantes. Qu’est-ce donc ? Quels sont les avantages d’utiliser un tel logiciel ? Comment marche-t-il ? Quel budget y allouer ? Lequel est le plus efficace ? Voilà autant de questions auxquelles nous répondons ici.
Définition du SIRH
Un SIRH (Système d’Informations pour les Ressources humaines) revient à automatiser et informatiser toutes les données au sein d’une entreprise ainsi que quelques tâches que la machine peut réaliser à la place des deux personnes qui assurent généralement la fonction de ressources humaines.
Les avantages du SIRH
Qu’est-ce qu’un SIRH peut faire vous ? Il s’occupe entre autres du classement et de la gestion des dossiers de chaque nouvelle recrue de la compagnie. De la phase test à l’embauche jusqu’à la fin du contrat de travail, ce programme enregistre toutes les informations correspondant à chaque candidat : la date de recrutement, les retards, les absences, les avertissements, les évaluations et autres.
Le SIRH vous rend un autre service, celui de prendre en charge tout ce qui a rapport avec l’administratif. Vous avez besoin de rédiger une note de frais ou de remplir des fiches de paie ? Le logiciel s’en occupe pour vous. Lui déléguer certaines tâches qui normalement leur prendraient beaucoup de leur temps permet aux autoentrepreneurs de mieux se concentrer sur des aspects comme la motivation des employés, l’organisation d’événements corporate ou encore la décision d’opter pour une stratégie marketing telle que la publicité par l’objet.
Un autre atout d’informatiser la fonction RH au sein d’une entreprise est d’avoir toutes les données bien conservées, sécurisées et régulièrement mises à jour sur un serveur. Vous pouvez y accéder à tout moment. En cliquant par exemple sur le nom d’un des salariés dans un SIRH, vous pouvez voir s’afficher combien de congés maladie il a pris, combien d’enfants il a ou encore quelle note il a obtenue à la dernière évaluation et s’il mérite d’être promu.
Fonctionnement du SIRH
Le SIRH comprend plusieurs branches rattachées elles-mêmes aux différentes tâches des ressources humaines. Outre les différents niveaux auxquels il intervient, le programme vous allège aussi l’organisation et le pilotage des formations, des entretiens et autres opérations courantes au sein du département. Il permet notamment d’établir différents plannings de groupes et individuels sans y passer des heures.
Vu l’envergure d’un tel projet dans la société, cette dernière doit mettre en place une équipe dédiée avec à sa tête un chef de projet SIRH qu’elle nomme parmi les membres des ressources humaines. Ces personnes devront assister à l’installation du logiciel, aux formations concernant son utilisation, et être les premières à le tester dans l’entreprise.
Ce groupe aura la lourde tâche d’effectuer un reporting régulier des potentiels bugs, des difficultés à s’en servir ou au contraire des appréciations à propos du logiciel aux dirigeants afin d’optimiser son fonctionnement.
Il est donc préférable de compartimenter le service RH afin qu’une partie continue ou se concentre sur les tâches et opérations non automatisées et qu’une autre soit définitivement affectée à l’utilisation du logiciel. L’adoption et la maitrise complète de ce nouvel outil prennent généralement entre plusieurs semaines et quelques mois.
Combien vous coûte d’implanter un SIRH ?
La décision de recourir à un SIRH demande mûre réflexion tant sur l’investissement de temps que cela exige tant sur le budget que cela coûtera à l’entreprise. Mais au moins, vous pourrez avancer dans d’autres impératifs de l’entreprise telle que le recouvrement de vos impayés.
Sachez qu’un tel projet nécessite des fonds au niveau de l’abonnement comme pour tout logiciel existant, de l’installation, de l’hébergement, le coût d’engager du personnel à affecter au projet SIRH ou pour assurer le reste des fonctions RH sans parler des formations. Tout cela coûte de l’argent.
Les responsables de la RH et les dirigeants de l’entreprise doivent alors se concerter pour discuter de tout cela et mettre en place une stratégie efficace.
Qu’est-ce qu’un SIRH efficace ?
Il existe différents types de SIRH sur le marché avec chacun leurs fonctions et leurs interfaces. Internet vous en recommandera plusieurs en vous disant que ce sont les meilleurs, mais ce ne sont pas forcément les SRIH les plus adaptés à votre situation à votre entreprise et à vous. Penchez-vous alors sur quelques critères afin de bien choisir le vôtre.
Pour commencer, sachez que le logiciel fait pour vous devrait correspondre à la taille de votre entreprise actuelle et dans un avenir proche. Cela vous aide à faire l’inventaire des fonctionnalités à y intégrer. Commencez par lister :
- les tâches à réaliser au sein de la fonction RH
- les résultats attendus de l’utilisation d’un tel programme
- les autres services avec lesquels il pourrait communiquer
Pour répondre à toutes ces questions sans perdre de temps, les entreprises engagent généralement un professionnel qui effectue un audit. C’est la même personne ou entité censée installer le SIRH et le paramétrer en fonction.
Car oui, après l’implantation, le réglage de plusieurs paramètres d’automatisation s’impose. Reste à montrer aux collaborateurs comment s’en servir. À ce niveau, un logiciel intuitif et facile à utiliser reste le meilleur.
Le SIRH devrait également être disponible sur les différents supports de communication utilisés en entreprises tels que l’ordinateur de bureau, portable, le téléphone et la tablette. L’interface et la navigation entre les menus et sous-menus doivent être fluides comme quand vous consultez les chiffres de vos ventes e-commerce sur des logiciels adaptés.
Le fait de trouver un gros client du jour au lendemain peut entrainer un recrutement de masse et donc venir chambouler les activités de la RH. Perdre des contrats a le même impact. L’entreprise a alors tout intérêt à opter pour un logiciel évolutif auquel elle pourra intégrer et retirer différentes options selon la situation.
Beaucoup le négligent pourtant le service après-vente en matière de logiciel, compte énormément, surtout un logiciel professionnel dans une entreprise sur lequel repose une grande partie de son activité. Imaginez qu’un bug survienne et que vous n’arriviez pas à joindre l’assistance. Assurez-vous donc avant même l’implantation du logiciel de la disponibilité et de l’irréprochabilité du SAV.
